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Was verbirgt sich hinter der E-Rechnung?

Kaum ein Lieferant der öffentlichen Verwaltung stellt heute noch Rechnungen handschriftlich auf Papier aus. Stattdessen werden die Rechnungen zu meist mit Hilfe einer Branchensoftware digital erstellt. Trotzdem findet der Rechnungsversand an und die Bearbeitung in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland nach wie vor überwiegend papierbasiert statt, bevor die Auszahlungsdaten in einem digitalen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen-Verfahren manuell erfasst werden.

Um den Rechnungsprozess effizienter und kostengünstiger zu gestalten, bietet es sich daher an, Medienbrüche zu vermeiden und den Prozess zu digitalisieren. Dazu sind folgende Voraussetzungen zu schaffen:

  • Festlegung eines Datenformats für den Rechnungsaustausch zwischen Lieferant und Rechnungsempfänger
  • Festlegung von Transportverfahren zur Übermittlung der Daten
  • Befähigung des Lieferanten zur Erstellung und Übermittlung der Rechnung über eines der Transportverfahren im entsprechenden Datenformat
  • Herstellung der Empfangs- und Verarbeitungsbereitschaft auf Seiten des Rechnungsempfängers
  • Einführung eines digitalen Rechnungsbearbeitungsworkflows mit Verbindung zum HKR-Verfahren beim Rechnungsempfänger

Da am Markt bereits eine Vielzahl von unterschiedlichen, nicht interoperablen Datenformaten existiert, wurde mit der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU regulativ eingegriffen. Mit Verabschiedung der Richtlinie wurde die Entwicklung einer einheitlichen europäischen Norm (EN 16931) für elektronische Rechnungen beauftragt und öffentliche Auftraggeber zur Annahme und Verarbeitung dieser Rechnungen bei oberschwelligen Vergaben verpflichtet.

Diese Rahmenbedingungen hat der Bremer Senat zum Anlass genommen, durch ein Leuchtturmprojekt für Deutschland die elektronische Rechnung konsequent einzuführen und in einer Kooperation mit dem Bund – jüngst erweitert um Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz – Blaupausen für die föderale Umsetzung in Deutschland zu schaffen. Die Basis dafür bildet der entwickelte Standard XRechnung. Der Standard XRechnung wurde konform zur europäischen Norm vom IT-Planungsrat als Standard für die Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschland verabschiedet. Ausgehend von dem Standard XRechnung wurde im Rahmen der Kooperation zwischen dem Bund und dem Land Bremen ein Architekturkonzept für die Annahme und automatisierte Vorverarbeitung von elektronischen Rechnungen entwickelt. Dabei wurden konkrete Transportwege für E Rechnungen festgelegt. Den Kern bildet eine Multikanal-strategie, die den unterschiedlichen Ansprüchen und technischen Entwicklungsständen der Lieferanten gerecht wird. Geeinigt hat man sich auf den Zugang per De- und E-Mail sowie über eine Interneterfas-sungsmöglichkeit und einen sicheren Webserver.

Das bremische E-Government-Gesetz normiert die E-Rechnung und verpflichtet die bremischen Gebietskörperschaften, das Land und die die Stadt Bremen sowie die die Stadt Bremerhaven, zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen ab dem 27. November 2018. Dies schließt auch Rechnungen ein, die aus unterschwelligen Vergaben resultieren. Alle übrigen öffentlichen Auftraggeber im Land und der Stadtgemeinden Bremens werden spätestens ein Jahr später empfangsbereit sein. Die Lieferanten haben zunächst ein Wahlrecht, ob sie elektronische Rechnungen oder weiterhin Papierrechnungen an die öffentlichen Auftraggeber versenden.